Empresas de Colombia deben ponerse al día
en la gestión documental para cumplir normatividad
- La Resolución 8934 de 2014 fue expedida por el Ministerio de Industria y Comercio y su plazo máximo de cumplimiento fue el 19 de febrero del presente año.
- Esta Resolución establece las directrices de Gestión Documental y Organización de Archivos que deben cumplir las empresas vigiladas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Hay firmas como Servisoft que apoyan a las compañías para que cumplan la Ley. Se trata de una empresa de tecnología colombiana, especializada en servicios para la gestión electrónica de documentos y administración de archivos.
Medellín, 29 de mayo de 2015. En
Colombia existe una nueva regulación sobre el proceso de gestión
documental. Se trata de la Resolución 8934 de 2014 expedida por el
Ministerio de Industria y Comercio, por la cual
se establecen las directrices de Gestión Documental y Organización de
Archivos que deben cumplir las empresas y entidades vigiladas por la
Superintendencia de Industria y Comercio, cuyo plazo venció el 19 de
febrero de 2015.
La Presidencia de la República, como parte de su
iniciativa de implementar la metodología del CERO PAPEL, reglamentó la
Gestión Documental y de archivo en Colombia y, a la vez, autorizó que un
expediente esté conformado tanto por documentos
físicos como por documentos electrónicos. Esta norma, que se une a
otras ya expedidas en esta materia, tales como la Ley 1713 de 2014, Ley
1581 de 2012, Ley 1437 de 2011 y Decreto 2578 de 2012, dicta las
directrices de la Gestión Documental.
Tal como lo explica Vladimir Peña Pinzón, gerente
general de la empresa colombiana especializada en servicios para la
gestión electrónica de documentos y administración de archivos,
Servisoft,
"la Ley General de Archivos, implica el cumplimiento de una
serie de procesos y el desarrollo de un sistema de clasificación de los
documentos que produce una empresa, además comprende todos los métodos
archivísticos, el ciclo de vida de los documentos,
y su regulación responde a los criterios contenidos en la Norma ISO
15489:2001".
De igual forma, la Ley 594 ha tenido varios desarrollos,
uno de ellos es el Decreto 2698 de 2013 por el cual se reglamenta el
Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones relativas a
los archivos. Este sistema, dirigido y coordinado
por el Archivo General de la Nación, busca que en correspondencia a la
estructura del Estado, se apliquen las directrices formuladas en la
Política Pública de Archivos, orientadas a una adecuada gestión
documental.
Las empresas obligadas a cumplir con esta disposición
son aquellas cuya inspección, control y vigilancia corresponde a la
Superintendencia de Industria y Comercio, quienes deberán contar con los
archivos institucionales técnicamente organizados
y dotados, de forma que facilite el cumplimiento de la normatividad
asociada a la materia.
La Resolución 8934 de 2014, por la cual se establecen
las directrices en materia de gestión documental y organización de
archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de
Industria y Comercio, en su Artículo 11 establece que
la Superintendencia de Industria y Comercio podrá realizar en cualquier
momento visitas de inspección, control y vigilancia con el fin de
verificar el cumplimiento de la normativa establecida en la ley.
Peña Pinzón recalcó que "los avances jurídicos en
Colombia apuntan al reconocimiento de la información como una
herramienta necesaria para la adecuada toma de decisiones y para el
desarrollo del Estado, pero también para acercar el gobierno
a las personas, logrando con ello una mayor penetración de los
conceptos de democracia participativa. Sin lugar a dudas, la información
es el insumo básico para el progreso del País".
BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Reducción de tiempo:el
uso de herramientas de software para el archivo de documentos reducen
notoriamente el tiempo que se solía invertir para consultar datos
escritos en papel
y ha supuesto la supresión de ciertas tareas manuales, disminuyendo los
costes y los espacios que suponían el archivado de material.
Reducción coste económico:asimismo,
se ve reducido considerablemente el coste económico asociado,
principalmente, a la reducción de costes en tareas relacionadas con la
gestión
de documentos que no generan valor añadido.
Minimizar riesgos de pérdida de información:en
este caso, para una empresa, la pérdida, manipulación incorrecta o
deterioro de cualquier tipo de documento puede conllevar unos costes.
Minimizar los costes de pérdida de información a través de la
digitalización de documentos es imprescindible para el buen
funcionamiento.
SERVISOFT
Es una compañía dedicada a la consultoría, desarrollo y
comercialización de sistemas de información genéricos para procesos
estándares dentro de las organizaciones, que se ajustan a las
necesidades de aquellas empresas que cuenten con una infraestructura
adecuada. Ofrece productos ampliamente soportados en las herramientas
de tecnología de punta y apoyan la transición de ambientes centralizados
a plataformas Cliente/Servidor y Web.
Suproducto estrella es MERCURIO, un sistema de
gestión documental, que nació en 1999 y con el soporte funcional y
esquema de trabajo apunta a que en las compañías se llegue a CERO PAPEL.
A la fecha, ServiSoft ha digitalizado más de 100
millones de documentos para 190 empresas y cuenta con más de 65 mil
usuarios finales, que usan diariamente el software.
BENEFICIOS DE MERCURIO
Dentro de los beneficios que proporciona este sistema a
las organizaciones, resaltan el poder automatizar los procesos del
Centro de Información Documental (CID) e integrar a todas las personas
encargadas de la administración documental y del
archivo, de tal manera que los procesos y operaciones se integren
también de forma continua y se garantice la seguridad de los documentos;
estandarizar los procesos de administración documental; agilizar el
flujo de información a través de las áreas de la
organización; controlar el cumplimiento de los términos de vencimiento;
asegurar la integridad de los documentos y la información en general, y
sirve de apoyo en la unificación, estandarización y mantenimiento de
procesos de gestión documental.
ACERCA DE SERVISOFT
Es
una empresa de tecnología especializada en servicios para la gestión
electrónica de documentos y administración de archivos, además presta
servicios de mantenimiento, actualización
y soporte técnico. Cuenta con una ejecución exitosa de más de 350
proyectos con diferentes plataformas tecnológicas. La empresa nació de
un grupo de ingenieros de sistemas, en 1994, para el desarrollo de
software a la medida. Inicialmente, trabajó diez productos
y tras superar una crisis en 1998, decidieron enfocarse en dos de
ellos: Mercurio y
Jurídico Legal.
ACERCA DE
LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Es
el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la
empresas administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida
del mismo, ya sea mediante técnicas
manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cuotas más altas
de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este último caso los
sistemas de gestión documental pueden enlazar información contenida en
bases de datos de otros sistemas como los ERP´s
(Enterprise Resource Planning - Planificación de Recursos
Empresariales) con documentos y bibliotecas
CONTACTO DE PRENSA:
JUAN FELIPE PATIÑO ROLDÁN
Analista de Comunicaciones
ECO - SciTech
Inteligencia Competitiva
Móvil: 317 640 88 99
CARLOS GIRALDO GARCÍA
Gerente de Proyectos
ECO - SciTech
Inteligencia Competitiva
Móvil: 316 5231654
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